Besparen op energie tijdens uw werk: wat mag (niet)?

Douchen, of uw telefoon of elektrische fiets opladen op het werk: mag 'freeloaden'?

Uw werktelefoon op kantoor opladen, vindt uw werkgever normaal gezien geen probleem. Net als een keertje uw fiets opladen als u dat thuis vergat te doen. Een snelle douche nemen in uw middagpauze nadat u bent gaan hardlopen? Ook dat zal wellicht oké zijn.

Anders wordt het als u uw elektronische tandenborstel oplaadt, persoonlijke powerbanks meebrengt en draadloze koptelefoons gaat inpluggen, die niets met uw job te maken hebben. Of dat u op zondag ook naar het werk gaat om er te douchen met de rest van het gezin. Freeloaden dus.

Wat mag en wat niet? Daarover kan het arbeidsreglement uitsluitsel brengen. "We adviseren bedrijven om duidelijke afspraken te maken met werknemers, en die ook op te nemen in het arbeidsreglement. Zo zijn de regels voor iedereen duidelijk. Bij een inbreuk kan een werkgever dan eventueel beslissen een sanctie op te leggen. Dat geldt zowel voor het gebruik van stroom, water of andere voorzieningen", vertelt Els Vanderhaegen, legal coördinator bij Securex.

"Staat er niets in het arbeidsreglement vermeld, dan zou een werkgever bij overdreven gebruik de werknemer daarover kunnen waarschuwen, mondeling en/of via een aangetekende brief. De werknemer eigent zich immers zaken toe die niet van hem of haar zijn. Als die toe-eigening te ver gaat, dan kan de werkgever zelfs een ontslag overwegen. Dat moet hij of zij natuurlijk wel heel goed onderbouwen."

Op kantoor werken om kosten te besparen, terwijl u normaal zou thuiswerken: is dat zinvol en mag dat?

Op kantoor betaalt de werkgever de energiefactuur, thuis betaalt u die zelf. Volgens berekeningen van De Tijd lopen de energiekosten voor een dag thuiswerken op tot 10,58 euro: 8,2 euro voor 8 uur verwarming en 2,38 euro voor elektriciteit.

Zo zwart-wit is het natuurlijk niet. Want als u thuiswerkt bespaart u verplaatsingskosten. Een werknemer pendelt in België gemiddeld 22 km naar het werk. Met een wagen die 5 liter per 100 km verbruikt tegen een brandstofprijs van 2 euro per liter komt dat neer op 4,4 euro (heen en terug). In dat geval kost een dagje thuiswerk al een stuk minder: 6,18 euro (10,58 euro min 4,4 euro). Als u een salariswagen met tankkaart heeft, een tussenkomst van de werkgever geniet voor openbaar vervoer, … maakt deze ‘besparing’ uiteraard niet veel uit. Dan kost thuiswerk nog steeds 10,58 euro aan energiekosten. Gaat u met de fiets naar het werk, mist u daarbovenop nog een eventuele fietsvergoeding.

Naast verplaatsingskosten moet u ook uw eventuele thuiswerkvergoeding in rekening nemen. De meeste werknemers met een thuiswerkregeling krijgen namelijk een thuiswerkvergoeding, bijvoorbeeld per dag of per maand. Zo’n vergoeding geniet van een gunstige fiscaliteit (op deze vergoeding is er geen RSZ en bedrijfsvoorheffing verschuldigd), tot een plafondbedrag van 145,81 euro per maand (dat stemt overeen met ongeveer 7,29 euro per dag als u 20 dagen per maand thuiswerkt). Afhankelijk van de hoogte van uw eventuele thuiswerkvergoeding kan het dus best zijn dat het net ‘duurder’ is om op kantoor te werken. Deze thuiswerkvergoeding is bovendien gekoppeld aan de spilindex: wordt die overschreden, zal de thuiswerkvergoeding ook worden geïndexeerd.

Naast de directe financiële gevolgen van al of niet thuis te werken, zijn er nog pro’s en contra’s om rekening mee te houden. Heen en weer naar het werk gaan kost tijd, die u misschien nuttiger kan besteden. Aan de andere kant: als u op kantoor werkt, hebt u wellicht meer sociaal contact, hoeft u misschien niet te koken (wat u misschien ook kan voelen in uw portemonnee), hoeft u niet aan de keukentafel of in de slaapkamer van uw kinderen te werken, enzovoort.

Is een werkgever verplicht een vergoeding te geven voor verwarming, stroom, … als u thuiswerkt?

“Een werkgever is niet verplicht om een vergoeding toe te kennen aan thuiswerkende medewerkers. Een werkgever moet wel de nodige apparatuur ter beschikking te stellen, installeren en onderhouden. Daarnaast zijn ook de kosten voor de internetverbinding voor rekening van de werkgever”, vervolgt Els Vanderhaegen.

“Een vergoeding is wel verplicht wanneer u gebruik maakt van een eigen computer en eigen internetverbinding”, legt Els Vanderhaegen uit. “Geheel vrijblijvend kan de werkgever die verplichte vergoeding aanvullen met vergoedingen voor bijvoorbeeld verwarming, elektriciteit, klein kantoormateriaal of andere gemaakte kosten zoals de aankoop van een bureaustoel, een tweede scherm …”

Mag uw werkgever vragen om vaker thuis te werken?

“Neen, dat kan niet zomaar. De plaats van tewerkstelling is een essentieel bestanddeel van de arbeidsovereenkomst”, benadrukt Els Vanderhaegen. “Een werkgever kan dat niet eenzijdig wijzigen. Wil een werkgever zijn of haar medewerkers meer thuis laten werken, dan moet hij/zij hierover (nieuwe) afspraken maken. Thuiswerken is dus noch voor de werkgever, noch voor de werknemer iets wat eenzijdig afgedwongen kan worden.”

Mag u ook ‘thuiswerken’ in bijvoorbeeld een bibliotheek?

Gaat u bijvoorbeeld in de bibliotheek werken zodat u thuis niet hoeft te verwarmen, dan wijkt de locatie af van wat overeengekomen is. Strikt genomen mag dat ook niet. “Een werknemer moet in principe op het afgesproken verblijfsadres werken om een thuiswerkvergoeding te ontvangen”, geeft Els Vanderhaegen aan. “Stel dat u een ongeval oploopt op weg naar bibliotheek of in de bibliotheek een trapje mist, dan bestaat de kans dat de arbeidsongevallenverzekering niet tussenkomt.”

Wil u elders werken, moet u dat vooraf laten weten aan uw werkgever. Zo sluit u bijkomende discussies met de verzekering al deels uit.

Een werkgever draait de verwarming lager: mag dat?

“Dat is een moeilijke evenwichtsoefening”, glimlacht Els Vanderhaegen. “Vooraleer een werkgever dit doet, moet hij/zij immers rekening houden met 2 artikels die in de Codex voor het Welzijn op het werk zijn opgenomen zijn.

Volgens het ene artikel mag de luchttemperatuur in werklokalen waar heel licht werk wordt uitgevoerd (een standaard kantooromgeving bijvoorbeeld) niet lager zijn dan 18 °C. Voor werklokalen waar meer fysieke arbeid wordt verricht mag de temperatuur wel lager zijn dan 18 °C. Op het eerste zicht is het dus geen probleem om de thermostaat van de gebruikelijke 21-22 °C te laten zakken tot 19 of 18 °C.

Maar het is niet zo simpel, want volgens het andere artikel moet er voldoende rekening worden gehouden met het thermische comfort van werknemers. En dat betekent dat minder dan 10% van de werknemers het te koud of te warm mag hebben.”

Kortom, de verwarming mag lager, maar als meer dan 10% van de werknemers het te koud vindt, moet de verwarming weer hoger.