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Entre les factures, les invitations de paiement, les certificats de garantie et autres documents administratifs, garder une vue d’ensemble de son administration (financière) relève presque du sport de haut niveau ! Comment apprendre à faire (encore) des progrès dans ce domaine ? Caroline Callens, coach en rangement, nous a confié quelques précieux conseils.
Si nous recevons aujourd’hui moins de documents en version papier, notre charge administrative n’en est pas forcément allégée, puisque nous devons gérer une administration mixte qui comprend des documents imprimés sur papier, d’autres enregistrés sur notre ordinateur et d’autres encore sauvegardés dans le cloud ou sur des plateformes en ligne (par exemple mypension.be ou votre compte chez votre fournisseur en télécommunications). Les factures et les documents nous parviennent par une foule de canaux différents, ce qui augmente le risque d’oublier une facture ou de perdre la trace de documents importants.
Depuis plusieurs années, Caroline Callens aide les particuliers et les entreprises à ranger, ordonner et organiser et pas seulement les armoires en désordre ou les greniers qui débordent, mais aussi l’administration (financière), tant papier que numérique. « L’ordre apporte la paix au foyer et à la famille, mais aussi à l’esprit. De plus, une administration bien organisée réduit le risque d’oubli de factures ou de courriers du fisc », explique-t-elle.
1. Comment organiser au mieux vos documents papier ?
Pour classer son administration, Caroline utilise huit fardes avec intercalaires, chacune consacrée à une catégorie distincte :
- Finances : documents bancaires, hypothèque, investissements, allocations familiales, etc.
- Travail : contrat de travail, documents pour la pension, etc.
- Santé : documents du médecin et de l’hôpital, mutuelle, etc.
- Habitation : acte d’achat, plans techniques, permis de bâtir, énergie, téléphone, eau, achats, etc.
- Assurances : familiale, incendie, solde restant dû, véhicule, etc.
- Impôts : impôts sur le revenu des personnes physiques, taxes provinciales, taxe foncière, taxe sur les véhicules, etc.
- Divers : données d’identité électronique, passeports de voyage, cartes de vaccination, livret de mariage, testaments, etc.
- Enfants : documents scolaires, hobby, mouvement de jeunesse, etc.
« Bien entendu, vous pouvez organiser ces classeurs selon votre propre logique. L’important est de s’y retrouver », poursuit Caroline. « Vous pouvez également ajouter des intercalaires, par exemple pour séparer vos documents de ceux de votre partenaire. »
Caroline dispose également de 6 corbeilles à courrier. « Chaque semaine, je prends un moment fixe pour gérer mon administration. Entretemps, de nouveaux documents arrivent, j’utilise donc des corbeilles à courrier. J’estime que ce système fonctionne beaucoup mieux que d’empiler tous les papiers dans une boîte que l’on triera plus tard, mais encore une fois, la meilleure solution est celle qui vous convient. Dès que vous avez instauré un système qui fonctionne, gérer votre administration devient un jeu d’enfant. »
- Boîte de réception : pour tous les éléments entrants que vous devez encore gérer.
- To do : ce que vous avez déjà consulté qui nécessite une action ultérieure.
- Paiements : les factures à payer. « J’écris au coin supérieur droit de mes factures la date d’échéance ultime afin de voir immédiatement quand est dû le prochain paiement. »
- Contrôle : ce qui a déjà été fait, mais qui nécessite une vérification, par exemple un paiement.
- Classer : quand aucune action n’est nécessaire, le document peut être classé (ou mieux encore, jeté à la corbeille à papiers).
- Divers : un peu de tout, par exemple un article que vous aimeriez lire.
2. Quels documents pouvez-vous jeter et quels documents doivent être conservés ?
« Vous pouvez jeter les factures d’énergie, d’eau et de télécommunications payées », explique Caroline. « Si vous en avez besoin, il est toujours possible de les trouver sur votre compte en ligne. Idem pour les autres factures disponibles en ligne. Petite exception toutefois pour votre facture (d’énergie) annuelle qui pourrait vous être utile si vous envisagez de passer à un autre fournisseur, moins cher. »
« Dans la pratique, je constate souvent que les gens conservent des piles de publicité, poursuit-elle. Une fois que vous les avez feuilletées, débarrassez-vous-en. Il y a très peu de chances que vous les regardiez à nouveau et la plupart est disponible sur internet. »
Documents à conserver :
- Diplômes et certificats de formation ;
- Tous les contrats en cours et signés. Classez-les selon le sujet ;
- Actes notariés, actes de donation, testaments, actes de naissance et de mariage ;
- Documents faisant partie de votre dossier médical, par exemple les livrets de vaccination et votre carte de rhésus sanguin ;
- Documents relatifs à votre pension ;
- Plans de votre habitation, certificat PEB, plans électriques, dossier de post-intervention, etc. ils vous seront utiles en cas de rénovation, de sinistre, de vente, ou autre ;
- Certificats de garantie, manuels et factures, par exemple, des appareils électriques, des vélos ou des meubles. Conservez-les jusqu’à la fin de l’utilisation des objets. Les factures vous seront utiles pour déclarer un dommage ou un vol. Vous pouvez jeter les factures si vous en conservez une copie numérique, pour autant que la facture soit lisible et que son origine et son contenu ne puissent être contestés ;
- Tickets de caisse en cas d’échange ou de remboursement. L’échéance varie selon les points de vente.
Cela va de soi, pas besoin de conserver indéfiniment tous vos documents. Cet aperçu détaillé vous indique combien de temps conserver vos documents.
3. Et l’administration numérique ?
« Mes astuces pour les documents papier s’appliquent aussi aux documents numériques : conservez un minimum de documents et jetez dès que possible ce dont vous n’avez plus besoin », conseille Caroline. « Il n’est pas nécessaire d’imprimer vos documents numériques sur papier pour les conserver. Cela vous coûtera du temps, du papier et de l’encre et n’apporte aucune valeur ajoutée. »
« Pour votre administration numérique, mieux vaut utiliser le même classement que pour vos documents papier. Vous pouvez créer ce classement sur votre ordinateur ou, mieux encore, dans un cloud. Ainsi, vos documents sont accessibles où que vous soyez. Si votre ordinateur est volé ou se casse, vos documents restent disponibles. N’oubliez pas d’effectuer régulièrement des sauvegardes, par exemple sur une clé USB », poursuit Caroline.
L’utilisation de dossiers dans votre boîte de réception pour stocker des documents est risquée. Si votre compte est piraté, vous perdez l’accès à ces informations. Il en va de même pour les solutions de cloud computing qui sont liées à votre adresse e-mail, comme Google Drive. Un pirate informatique peut accéder à Google Drive depuis votre boîte e-mail en deux clics.
Bonus : les autres astuces de Caroline pour une administration efficace
- Conservez tous vos papiers au même endroit et faites de même pour vos documents numériques ;
- Conservez une copie numérique des documents très importants (et vice versa) ;
- Posez-vous les questions suivantes pour chaque document (numérique) : dois-je le conserver et ai-je envie de le conserver ?
- Vous recevez toujours des factures ou d’autres documents en version papier ? Demandez à l’expéditeur de vous les envoyer par voie numérique ;
- De préférence, stockez les documents que vous devez conserver sous forme numérique (si cela est possible et autorisé) : il est plus facile d’effectuer une recherche numérique et les documents ne prennent pas de place.
- Désabonnez-vous des publicités personnalisées, sur papier et par e-mail. Moins de courriers, c’est moins à jeter. Mettez un autocollant « pas de publicité » sur votre boîte aux lettres et activez le filtre antispam ;
- Lorsque vous recevez une lettre, jetez immédiatement l’enveloppe ;
- Assurez-vous que votre partenaire ou une personne de confiance sache où trouver les documents importants en cas d’urgence ;
- Dans un couple, mieux vaut qu’un seul des partenaires gère toute l’administration. Si vous souhaitez malgré tout le faire à deux, établissez des accords clairs sur la répartition des tâches. Veillez à ce que les deux partenaires sachent où sont conservés les documents (sur papier et sous forme numérique) ;
- Si vous pouvez vous permettre de payer annuellement ou semestriellement les paiements mensuels, vous aurez moins de paperasse !
- Optez pour la domiciliation des frais récurrents. Pensez à garder une vue d’ensemble des entrées et des sorties ;
- Chaque semaine, réservez un moment fixe dans votre emploi du temps pour gérer votre administration. Un quart d’heure, voire une demi-heure est généralement suffisant. En outre, il est conseillé de vérifier et de nettoyer l’ensemble de votre administration une ou deux fois par an. Par exemple, au début de la nouvelle année, ou au moment d’établir votre déclaration d’impôts.
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